Quelques astuces pour stocker tout vos papiers

Comment restez-vous zen lors de l'organisation et du stockage de vos fichiers ?


Restez Zen lors de l'organisation de vos fichiers
Et si, aujourd'hui, on parlait de papiers ?

Non, ne fuyez pas !

Je sais que le sujet n'est pas passionnant. J'imagine que certains d'entre vous ont abattu des mines d'ici

Factures, publicités, courriers en tous genres... le papier encombre votre vie et vos tiroirs. Vous voulez juste les empiler dans un coin et les oublier !

Cependant, leur non-classement peut entraîner certaines conséquences douloureuses, notamment sur le budget... ainsi vous risquez d'oublier de réclamer un remboursement santé à votre mutuelle ou d'augmenter en raison de factures impayées. Que diriez-vous d'une chasse au trésor d'une heure pour trouver des pièces justificatives dans un litige avec un fournisseur ?

Pour éviter cela, découvrez un moyen simple et efficace de catégoriser et de ranger vos papiers !

Trier pas à pas
1. Ouvrez l'enveloppe dès que vous la recevez
La première chose à faire pour ne pas être submergé de paperasse est d'ouvrir toutes les enveloppes dès que vous les recevez ! Cela semble évident. Cependant, vous ne pouvez pas imaginer combien de personnes seraient réticentes à ouvrir une enveloppe, en supposant qu'elles connaissaient le sujet du courrier et mettaient ladite enveloppe dans un tiroir. C'est le meilleur moyen d'oublier de traiter un thème et de ne plus jamais vouloir ouvrir ce fameux tiroir !

Ouvrez chaque enveloppe que vous recevez :

Vous inspectez l'objet et la vitesse à laquelle vous devez le traiter
Vous faites le premier tri en jetant le courrier indésirable après l'avoir reçu au lieu de le laisser au hasard dans votre chambre.
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2. Stockez temporairement les lettres dans des couchettes
Recevez tous vos e-mails (ouverts !) en un seul endroit. Pour nous, c'est dans une couchette au bureau, une poche d'homme et une poche de mine. Cela évite que les papiers ne soient éparpillés partout, généralement sur la table à manger ou sur la console d'entrée où sont placées les clés à votre arrivée.

Une fois les enveloppes ouvertes, dépliez la lettre (si vous souhaitez la conserver), mélangez les enveloppes (ou faites-en un brouillon, nous avons trouvé que ce format est parfait pour les listes de courses !), et postez-les à l'endroit choisi .

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3. Soumettez votre lettre une fois par mois
Environ une fois par mois, prenez le temps de trier votre courrier. Je ne vois pas trop l'intérêt de faire ça plus souvent : à quoi ça sert d'ouvrir son classeur pour trier 3 lettres de duel ?

Généralement, en un mois, nous recevons déjà beaucoup de courriers, et en même temps, choisir une périodicité plus élevée (par exemple trimestrielle) augmente le temps nécessaire au stockage.

Choisissez votre boîte et la pièce où la ranger
Sélectionnez des classeurs et des boîtes de classement pour le stockage

Pour le stockage, j'utilise deux types de contenants :

Boîte d'archives pour les documents archivés, c'est-à-dire les documents à conserver mais non consultés. C'est le cas, par exemple, des documents liés à un emploi antérieur (contrats de travail, fiches de paie, etc.), car ils doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la pension.
Un grand classeur pour les documents à portée de main, c'est-à-dire les éventuelles démarches administratives à effectuer. Il peut s'agir de vérifier les informations contenues dans votre contrat de logement, de consulter votre dernier talon de paie, ou de récupérer une ordonnance pour des lunettes à refaire, etc. L'aspect classeur facilite la prise du papier que vous recherchez. Plus besoin de sortir tous les papiers pour trouver ceux dont vous avez besoin comme dans des pochettes en carton/plastique. Il n'y a pas non plus de risque que quoi que ce soit tombe et se répande sur le sol (à moins, bien sûr, que vous n'ayez ouvert le classeur !). Un troisième argument en faveur de l'archivage des classeurs est leur taille. Idéal pour stocker un certain nombre de lettres afin de ne pas confondre plusieurs classeurs !
Si vous souhaitez avoir un aperçu complet de tous les supports de stockage, je vous conseille de lire l'article de Daphné "Où stocker vos papiers ?", il est très détaillé !

Une fois que vous avez trouvé un conteneur que vous aimez, il vous suffit de décider des sujets et des sous-sujets à utiliser pour classer vos documents.

Identifiez la salle où vous gérez l'administration
Pour vous y retrouver, vous devez identifier une pièce pour gérer et stocker vos fichiers. Idéalement, il serait également agréable de coordonner la gestion du papier avec les activités de bureau, c'est-à-dire dans une pièce où vous avez un ordinateur (ou même une imprimante, si vous en avez une).

Sinon, rien de tel qu'un meuble fermé dans le salon. Nos amis suédois fabriquent des armoires hautes avec des tiroirs et/ou des portes qui s'intègrent facilement dans la déco

Lorsque vous passez du temps à classer des documents que vous avez reçus le mois dernier, ou lorsque vous avez besoin d'envoyer un courrier ou de scanner un document pour répondre à une demande administrative par mail, pouvoir le gérer et le stocker dans la même pièce vous facilitera la vie Plus facile.


Rendez le tri facile et amusant !
créer des moments heureux
Eh bien, pensez-vous que les mots "temps heureux" et "livreur" s'excluent mutuellement ?

Mais pas du tout !

Profitez de votre temps calme, pendant que votre conjoint est occupé et que vos enfants regardent la télévision / font la sieste / pendant leurs activités du samedi, mettez de la musique, asseyez-vous tranquillement avec une tasse de café ou de thé et faisons le tri !

Créer des routines mensuelles agréables pour vous-même vous empêchera de considérer le tri du papier comme une tâche contraignante. Bien sûr, nous en savons plus sur le folichon en tant qu'activité, mais utilisez-le au moins pour vous reposer et vous calmer.

Jetez ce que vous n'avez pas besoin de garder !
À quand remonte la dernière fois que vous avez fait un grand classement sur un papier ?

C'est fou le nombre de fichiers inutiles qu'on garde !

Impitoyable : jetez-en autant que vous le pouvez !

A quoi sert votre demande d'indemnité d'assurance maladie d'il y a 2 ans alors que vous êtes désormais couvert par un autre contrat ? Pourquoi conserver les relevés bancaires des comptes que vous avez fermés il y a 6 ans ? S'il s'agit d'informations confidentielles, déchirez la lettre avant de la jeter.


Inscrivez-vous pour recevoir vos e-mails numériquement
Pour réduire la quantité de courrier papier, rien de mieux que de privilégier la version numérique dès que possible ! Un nombre croissant de services proposent la facturation en ligne via les comptes clients ou par e-mail. Par exemple, c'est le cas :

Améli
mutuel
impôt
relevés bancaires facture d'électricité
frais de téléphone
facture fournisseur internet
L'avantage des factures dématérialisées est que vous n'avez pas à toutes les récupérer car elles sont accessibles dans votre espace client. Cela fait gagner un temps précieux !

D'autre part, partagez vos expériences et ne vous laissez pas berner par certaines organisations qui écrasent les fichiers au bout d'un an. Cela m'est arrivé à ma banque alors que je voulais voir mon relevé de compte pendant 1 an et 2 mois ! J'ai dû appeler la banque pour récupérer ce fameux relevé !

Ne négligez pas votre classement numérique !

Si vous choisissez une facture électronique, n'oubliez pas de l'archiver lorsque vous la récupérez ! Il serait dommage d'arriver à mettre en place un système de fichiers pour les documents papier et d'avoir un dossier complet sur votre ordinateur ou votre disque dur externe ! Si vous avez besoin d'aide pour organiser des fichiers sur votre ordinateur, vous pouvez lire mon article "Comment organiser et classer votre ordinateur".